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"Wissen macht schlau"

Wir haben in den letzten Jahrzehnten Zug um Zug Veranstaltungen kreiert, die das Ziel haben Verantwortlichen in den Vereinen hinsichtlich konkreter Probleme zu unterstützen, einen Austausch zu organisieren und Verantwortliche fitter hinsichtlich der Anforderungen zu machen. So gibt es zwischenzeitlich für jede Zielgruppe Veranstaltungen. Die Veranstaltungen finden schwerpunktmäßig im Januar/Februar und Ende September bis Anfang November statt.

Den Auftakt bildet die Veranstaltung „Vorstände exklusiv“. Je Verein darf maximal ein Teilnehmer aus dem Vorstand entsendet werden. Es werden einerseits Themen aus dem Präsidium erarbeitet und andererseits Themen von den Vereinen eingebracht. Es erfolgen auch Erfahrungsberichte von Vereinen bezüglich aktueller Probleme oder wie man bestimmte Dinge angegangen hat. Durch die Begrenzung der Teilnehmer besteht die Möglichkeit, dass sich jeder Teilnehmer an dem Austausch beteiligen kann.

Es folgt die Veranstaltung „Dirigenten unter sich“. Dirigenten, Vizedirigenten und Jugenddirigenten treffen sich um sich auszutauschen. Die Themen werden im Präsidium, dem Team der Verbandsdirigenten und aus den Vereinen heraus vorbreitet. Es werden die konkreten Anforderungen der Dirigenten und ihre Arbeit in den Vereinen besprochen. Insbesondere wird versucht eine Unterstützung für Dirigenten in ihrer jeweiligen Situation, vom ehrenamtlichen bis zum hauptamtlichen Dirigenten zu organisieren.

Das „Jugendforum“, welches zweimal im Jahr stattfindet, spricht Jugendverantwortliche der Vereine an. Es werden konkrete Probleme im Bereich der Jugendarbeit besprochen und ausgetauscht. Ebenso werden positive Vorgehensweisen und Lösungen ausgetauscht. Themen sind unter anderem das Jungmusikerleistungsabzeichen, Vororchester, Jugendkapellen, Übergang von den Jugendkapellen zum Hauptorchester, musikalische und außermusikalische Veranstaltungen, Einbindung von Eltern und der Stellenwert der Jugendarbeit und des Jugendverantwortlichen im Verein. Die Themen steuern das Präsidium, das Jugendteam und die Verantwortlichen der Vereine bei.

Beim „Netzwerkertreffen“ tauschen sich die Verantwortlichen im Bereich IT und Homepage aus. Es wird gefachsimpelt, Vorgehensweisen zur konkreten Umsetzung ausgetauscht, gegenseitige Hilfen organisiert und Homepages analysiert.

Am „Powersamstag“ werden innerhalb von drei Stunden mindestens neun Themen für die Zielgruppe der Verantwortlichen angegangen. Keines der Themen soll über 20 Minuten beackert werden. Die Vorstellung des Moderators soll nicht über fünf Minuten dauern. Die Themen werden sehr frühzeitig kommuniziert, sodass alle Teilnehmer sich vorbereiten können und somit ein intensiver Austausch erfolgt. Es geht um eine intensive Diskussion, einen Austausch und die Vorstellung von Lösungen und Vorgehensweisen durch Verantwortliche. Es wird Wissen zu aktuellen Themen ausgetauscht. Die Veranstaltung hinterlässt bei den Teilnehmern oftmals „rauchende Köpfe“.

Das Jahr wird mit dem Treffen der "ComMusiker“ abgeschlossen. Im Austausch wird über Erfahrungen berichtet, Probleme gemeinsam angegangen und insbesondere auch Fragen zur Stärkemeldung erörtert. Die "alten Hasen“ tauschen sich aus, die „neuen" erhalten wertvolle Unterstützung.

Für alle Veranstaltungen gilt, dass sie pünktlich beginnen und zu der in der Einladung genannten Zeit ebenso pünktlich enden. Eine Überziehung ist unerwünscht und darf maximal 5 Minuten dauern.

In den zurückliegenden Jahrzehnten wurde Zug um Zug eine Diskussionskultur aufgebaut. Die Ideen entstehen sehr oft durch den Besuch von Präsidiumsmitgliedern von Vereinsveranstaltungen und die Gespräche mit Verantwortlichen, Musikerinnen und Musiker, sowie Zuhörern. Weitere Ideen werden in den jeweiligen Teams entwickelt, diskutiert und für die Veranstaltungen vorbereitet. Im Präsidium erfolgt teils die Vorstellung durch die jeweiligen Teams und/oder ein intensiver Austausch zu den Themen. Zu Beginn jeder Präsidiumssitzung erfolgt ein Austausch in dem die Präsidiumsmitglieder über besuchte Veranstaltungen, oder auf eine andere Art erlangtes Wissen, seit der letzten Präsidiumssitzung berichten. Dadurch wird sichergestellt das alle Präsidiumsmitglieder über nahezu identische Informationen verfügen. In den Austausch von Präsidiumsmitgliedern, Teams sowie dem Austausch zwischen Präsidium bzw. Präsident und Vereinen werden alle Präsidiumsmitglieder durch Aufnahme in den E-Mail-Verteiler einbezogen. Das Ziel ist es die maximale Information aller Präsidiumsmitglieder zu erreichen. Auf dieser Basis sollen möglichst viele Ideen entstehen, gesammelt und letztlich erarbeitet werden.

Es gibt keine reine Informationsveranstaltung mehr. Auch die Hauptversammlung wurde vor vielen Jahren umfunktioniert. Die Hauptsammlung findet an einem Samstag im März statt. Sie beginnt um 17.00 Uhr und endet definitiv spätestens um 18.30 Uhr. Die Formalien nehmen maximal 10 Minuten in Anspruch. Die Grußworte sind zeitlich limitiert. Gegebenenfalls stehen für besondere Ehrungen, je nach Anzahl 5-10 Minuten zur Verfügung. Die restliche Zeit ist den Beiträgen von Verantwortlichen reserviert, die wichtige oder zusätzliche Themen zu den schriftlich vorliegenden ausführlichen Berichten erörtern. Jeder Bericht dauert durchschnittlich 3 Minuten. Die Hauptversammlung endet mit einem Impulsivreferat zu einem aktuellen Thema.

Die Teilnehmerzahlen an den Veranstaltungen steigen seit Jahren kontinuierlich. Teilnahmepflichten wurden seit 20 Jahren abgeschafft. Die Auswahl der Themen, deren Vorbereitung, Präsentation und der Nutzen der Teilnahme an Veranstaltungen entscheidet über das Interesse der jeweiligen Zielgruppe. Nach dem Motto „Nichts ist so gut, als dass es nicht besser werden kann“ wird im Präsidium und den Teams stehts daran gearbeitet den Nutzen von Veranstaltungen zu optimieren. Die jeweiligen Zielgruppen werden um Kritik gebeten, mit dem Hinweis, dass Kritik Hilfe ist. Derzeit wird daran gearbeitet für alle Veranstaltungen bewertbare Feedbacks einzuholen, die weiterhelfen. Eine weitere und vorläufig letzte Veranstaltung ist in der Pipeline. Derzeit wird ein „Zukunftsworkshop“ aufgebaut. In diesen darf jeder Verein maximal ein Teilnehmer entsenden. Der Workshop kümmert sich ausschließlich um künftige Herausforderungen.